Hoy en día las reuniones virtuales se han visto incrementadas a causa de la Covid-19 y están a la orden del día a causa del teletrabajo. Las personas cada vez somos más conscientes de la importancia de la protección de la privacidad y la seguridad online.
Realizar reuniones online sin tener en cuenta los riesgos que comportan puede dar lugar a que los ciberdelincuentes puedan realizar prácticas de conductas desleales.
Mediante precauciones básicas podemos garantizar que las reuniones online pueden ser lugares seguros i eficaces, y así evitar incidentes y brechas de seguridad de los datos personales de las personas.
Consejos básicos para mantener reuniones online con privacidad y seguridad:
- Utilización exclusiva del proveedor tecnológico aprobado por la organización.
- Designar a un participante que se encargue de la organización de la reunión online, en aquellas reuniones con un nombre elevado de personas.
- Tomar precauciones y pensar por adelantado la sensibilidad de los temas a tratar, la identidad de las personas, y la posible grabación y en su caso difusión de la reunión.
- Limitar la reutilización de los códigos de acceso. En caso de tratar temas sensibles es recomendable usar una sola vez el código de la reunión.
- Deshabilitar funciones como el chat y la compartición de pantalla.
- Hacer la convocatoria a personas concretas, para así evitar el envío a listas de difusiones o grupos de personas.
- No permitir que la reunión comience hasta que la persona encargada se una, utilizando una “sala de espera”.
- Habilitar las notificaciones para cuando se une alguna persona a la reunión.
- No grabar la reunión, a menos que sea necesario, y tener en cuenta que por algún error la captura de vídeo podría seguir cundo la reunión termina.
- Vigilar en todo momento el área que se verá gravada, para no revelar información personal importante.
- Al final de la reunión utilizar un dispositivo que inhabilite la cámara.
En las reuniones online en las que se traten datos muy sensibles, es conveniente consultar con un profesional de seguridad y tomar las precauciones adicionales como:
- Utilizar servicios de reuniones aprobados por la empresa y con sistema de cifrado y utilizar códigos únicos para cada participante.
- Tener controlado en todo momento quién está en la reunión.
- Bloquear el acceso a la reunión online en cuando todos los participantes estén identificados.
- Permitir únicamente compartir pantalla a la persona que tenga el control de la reunión.
- A la hora de grabar las reuniones, deben estar cifradas con un algoritmo robusto y utilizar contraseñas robustas.
En conclusión, es recomendable recordar que se deben conocer y cumplir las políticas de cada entidad, tener en cuenta la logística de la reunión y elegir las medidas apropiadas para cada reunión.
