El sector hotelero y de alojamiento en general, en su día a día recopilan gran cantidad de datos de carácter personal de terceras personas, tanto de sus propios empleados, como de profesionales externos y evidentemente, de sus clientes. Por este motivo están sujetos a cumplir las obligaciones de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y a partir del 25 de mayo de 2018 deberán cumplir las obligaciones del nuevo Reglamento General de Protección de Datos, además de alguna normativa específica de la propia actividad hotelera.
Existen algunos aspectos comunes a todos los sectores:
- Creación del Documento de Seguridad. Documento donde se define todas las medidas de seguridad necesarias que se deberán implantar y gestionar para garantizar la seguridad y el adecuado tratamiento de los datos personales.
- Inscripción de los ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos. Soporte en el que se almacenan o registran los datos de carácter personal.
- Medidas técnicas y organizativas obligatorias para el personal que tenga acceso a datos.
- Contratos de confidencialidad con el personal.
- Contratos con encargados de tratamiento.
Hay que prestar una especial atención a los establecimientos hoteleros que dispongan de Video vigilancia ya que no es suficiente con registrar el fichero a la Agencia Española de Protección de Datos. También será necesario colocar carteles informativos en las zonas de grabación informando a los clientes sobre su derecho de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición.
Otra cuestión sobre protección de datos que afecta especialmente a los hoteles, es el registro de viajeros y su registro en la base de datos. Cuando un hotel quiere hacer uso de los datos personales de un cliente para finalidades que no guarden relación directa con el mantenimiento, desarrollo o control de la relación contractual la empresa deberá obtener el consentimiento expreso que puede hacerse con la marcación de una casilla claramente visible. No será necesaria dicha autorización cuando la cesión está autorizada en una Ley, en el caso de los hoteles y sitios de hospedaje deben facilitar los libros de registro y partes de entrada de viajeros a las correspondientes Comisarías de Policía o Puestos de la Guardia Civil.
Es recomendable que el consentimiento este recogido en formato papel para poder ser utilizado en futuras reclamaciones.
Las sanciones por incumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos pueden oscilar entre los 900 y 600.000 euros según la gravedad y a partir de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos las sanciones van a aumentar significativamente pudiendo llegar a 20.000.000 de euros.
