Código de conducta de ASSPLUS
Preámbulo
El presente documento, expone el conjunto de normas y principios generales de conducta profesional que resultan de aplicación a todo el personal, personas físicas o jurídicas colaboradores, asesorías, personas físicas o jurídicas que ejercen funciones de representación, administración, dirección, gestión o control de la empresa Aplicaciones, Soluciones y Servicios, S.L., así como a todo el personal contratado de manera fija u ocasional.
Además, la empresa requiere que todas las personas físicas o jurídicas proveedoras y aquellas que tengan relación con la misma actúen conforme a los principios generales que se desarrollarán a continuación.
El Código de Conducta se elabora con el objetivo principal por parte de Aplicaciones, Soluciones y Servicios, S.L. de generar confianza en el ámbito de sus actividades de negocio. Confianza que se extiende tanto al propio personal de la Empresa como aquellas personas físicas o jurídicas que tienen relación con esta.
La integridad, la honestidad, el trato justo y el pleno cumplimiento de todas las leyes aplicables han guiado las prácticas comerciales de esta. Todos los empleados y empleadas han sostenido y cumplen este compromiso en sus responsabilidades diarias, lo cual hace que la reputación de esta sea uno de sus activos más importantes.
La naturaleza de este Código no pretende alcanzar todas las posibles situaciones que puedan tener lugar. El objeto del mismo es brindar un marco de referencia respecto del cual mesurar cualquier actividad. Los empleados o empleadas tienen que pedir asesoramiento en caso de tener alguna duda sobre cómo actuar en una situación determinada, puesto que la responsabilidad absoluta de cada empleado o empleada es «hacer lo correcto», responsabilidad que no se puede delegar.
CAPÍTULO I. ÁMBITO Y CONTROL DE APLICACIÓN
- Ámbito de Aplicación.
- Personas sujetas.
- Obligación de conocer y cumplir el Código de Conducta.
- Control de aplicación.
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS ÉTICOS GENERALES DE ASSPLUS
- Cumplimiento de la legalidad.
- Transparencia.
- Actualización Tecnológica.
- Igualdad de oportunidades, diversidad y no discriminación.
- Respecto a las personas.
- Conciliación del trabajo y la vida familiar.
- Derechos Colectivos.
- Seguridad y Salut en el trabajo.
- Protección del Medio Ambiente y Políticas de responsabilidad social.
CAPÍTULO III. PROCESO DE ADHESIÓN
CAPÍTULO IV. PAUTAS GENERALES DE CONDUCTA EN EL DESEMPEÑO DE NUESTRA ACTIVIDAD
CAPÍTULO V. PERSONAL DE ASSPLUS
- Personal.
- Dirección y mandos intermedios.
- Respecto a la legalidad.
- Normas de Asistencia al puesto de trabajo.
- Normas de Vestimenta.
CAPÍTULO VI. USO Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
CAPÍTULO VII. INTEGRIDAD FINANCIERALes obligacions comptables.
CAPÍTULO VIII. DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL I DE PROPIEDAD INDUSTRIAL
CAPÍTULO IX. SISTEMAS INFORMÁTICOS Y TIC
CAPÍTULO X. CANAL DE RECEPCIÓN DE QUEJAS O DENUNCIAS
- Política de uso del canal de denuncias.
- Confidencialidad de las denuncias y prohibición de represalias.
- Tramitación.
CAPÍTULO I. ÁMBITO Y CONTROL DE APLICACIÓN
- Ámbito de aplicación.
Este documento ha sido elaborado por Aplicaciones, Soluciones y Servicios, S.L., en adelante “Assplus”, y es de aplicación a todos los negocios y actividades que desarrolla la empresa.
- Personas sujetas.
El presente Código y en su caso las adaptaciones que se realicen son de aplicación a las personas miembros de los órganos de administración y a toda la plantilla de Assplus.
A estas personas se las denomina en adelante “personas sujetas al Código”.
- Obligación de conocer y cumplir el Código de Conducta.
Las personas sujetas del Código tienen la obligación de conocer y cumplir el Código de Conducta y de colaborar para facilitar su implantación. Las personas sujetas al Código están obligadas a asistir y participar en todas aquellas acciones formativas a las cuales sean convocadas para el adecuado conocimiento del Código de Conducta.
- Control de aplicación.
La Dirección de Assplus velará por la correcta comunicación de la sujeción al Código de Conducta a toda la plantilla y a las personas que por cualquier circunstancia tengan que estar sujetas a las normas de este.
Las comunicaciones previstas en el presente documento, así como las consultas de las personas sujetas al Código serán dirigidas a la Dirección d’Assplus, excepto aquellas para las cuales expresamente se prevea su remisión a otro departamento o persona diferente.
Una copia del Código de Conducta estará disponible permanentemente en la página web corporativa www.assplus.org
CAPÍTULO II. PRINCIPIOS ÉTICOS GENERALES DE ASSPLUS.
Los principios éticos de la empresa y la ética profesional de las personas sujetas al Código tienen que guiar todas sus actuaciones junto con los comportamientos corporativos:
- Evitar cualquier conducta que pueda dañar o poner en peligro Assplus o su reputación.
- Actuar legalmente y honestamente.
- Priorizar los intereses de Assplus sobre los intereses personales o de otra índole.
- Cumplimiento de la legalidad.
Assplus y sus empleados/as están regidos por la ley. El cumplimiento de todas las leyes y regulaciones aplicables nunca tiene que comprometerse. Además, la plantilla tendrá que adherirse a las normas y regulaciones internas según las mismas resulten aplicables en una situación determinada. Estas normas internas son específicas de la Empresa y pueden ir más allá de los requisitos de la ley.
- Transparencia.
Assplus considera que la transparencia es la única vía para obtener la confianza y el respecto de nuestra plantilla, personal directivo, persona física o jurídica proveedora y de nuestros clientes.
La transparencia incrementa la fluidez informativa de nuestros clientes, lo cual nos permite conocer sus necesidades, facilitando la prestación de nuestros servicios y su satisfacción. Nuestras actuaciones son reportadas de manera veraz, clara y contrastable.
- Actualización Tecnológica.
Assplus, considera fundamental poseer un actualizado y pleno conocimiento de las nuevas tecnologías y productos de seguridad existentes en cada momento.
Es una prioridad la actualización constante de productos y servicios, así como de la innovación, con el objetivo de ofrecer las mejores prestaciones a todos nuestros clientes.
- Igualdad de oportunidades, diversidad y no discriminación.
Las personas sujetas al Código son seleccionadas, retribuidas y promocionadas de acuerdo con su aptitud, formación, conocimientos, experiencia, liderazgo, aspiraciones profesionales y potencial en el futuro. Ninguno otro factor podrá influir o afectar la objetividad de estas decisiones.
Este compromiso es clave para conseguir que Assplus tenga personas competentes y motivadas para llevar a cabo su estrategia y conseguir los objetivos de negocio que se impone.
Constituye un principio básico de actuación proporcionar las mismas oportunidades en el acceso al trabajo y en la promoción profesional, asegurando en todo momento la ausencia de discriminación por razón de sexo u orientación sexual, raza, religión, origen, estado civil, edad o condición social.
- Respecto a las personas.
Es obligación de todas las personas sujetas al Código tratarse de manera justa y respetuosa entre ellas. No se permite ninguna forma de acoso o abuso físico, sexual, psicológico o verbal.
Todas las personas sujetas al Código y, especialmente, quienes ejerzan funciones de dirección, promoverán en todo momento, y en todos los niveles profesionales, unas relaciones basadas en el respeto por la dignidad de los otros, la participación, la equidad y la colaboración recíproca, propiciando un ambiente laboral respetuoso a fin de conseguir un clima de trabajo positivo.
- Conciliación del trabajo y la vida familiar.
Las personas sujetas al Código promoverán un ambiente de trabajo compatible con el desarrollo personal, ayudando las personas de sus equipos a conciliar los requerimientos del trabajo con las necesidades personales.
- Derechos Colectivo.
Las personas sujetas al Código respetarán los derechos de sindicación, asociación y de negociación colectiva reconocidos legalmente, así como las actividades que se lleven a cabo por las organizaciones representativas de los/las empleados/as, de acuerdo con las funciones y competencias que tengan legalmente atribuidas, con quienes se mantendrá una relación basada en el respeto mutuo a fin de promover un diálogo abierto, transparente y constructivo que permita consolidar los objetivos de paz social y estabilidad laboral.
- Seguridad y Salud en el trabajo.
Un objetivo prioritario de Assplus es la mejora permanente de las condiciones de trabajo. Por eso, las personas sujetas al Código respetarán en todo momento las medidas preventivas aplicables en materia de seguridad y salud laboral, utilizando los recursos establecidos por Assplus y asegurando que el personal miembro de sus equipos realice sus actividades en condiciones de seguridad.
- Protección del Medio Ambiente y Políticas de responsabilidad social.
En relación con sus actividades propias o desarrolladas por terceros, las personas sujetas al Código tienen que comprometerse activa y responsablemente a cumplir y respetar las normativas legales vigentes en materia social y ambiental, así como la normativa interna y principios generales que Assplus implante.
CAPÍTULO III. PROCESO De ADHESIÓN
A todos los efectos, la adhesión al Código se realizará de la siguiente manera:
- En el caso de incorporación de nuevos empleados, en el momento de su entrada a la empresa mediante la aceptación de la cláusula contractual establecida al efecto.
- En el desarrollo de la operativa de negocio, Assplus se puede encontrar con proveedores o terceros que tengan que estar sujetos en todo o en parte al presente Código de Conducta. En estos casos, la adhesión al Código o a determinadas cláusulas del mismo, que sean de aplicación, se realizará con carácter previo al inicio de la relación.
- Para aquellos empleados que las relaciones laborales ya estén en vigor al inicio del presente código, se establece el procedimiento de aceptación del Código a través de una carta de adhesión.
- Para aquellas relaciones comerciales o de otro tipo, ya en vigor al inicio del presente Código, se establece el procedimiento de aceptación del Código a través de una carta de adhesión.
CAPÍTULO IV. PAUTAS GENERALES DE CONDUCTA EN El DESEMPEÑO DE NUESTRA ACTIVIDAD
- Comportamiento Ético.
La transparencia y la honradez tienen que ser valores asumidos por todas las personas sujetas al Código. Cualquier actitud sospechosa de vulnerar estos principios tiene que ser puesta en conocimiento de la Dirección de Assplus.
- El Conflicto de Intereses.
Un Conflicto de Interés se produce cuando los intereses personales de una persona sujeta al Código o los intereses de un tercero compiten con los intereses de Assplus. En esta situación, podría resultar difícil para la persona sujeta al Código actuar plenamente en función de los mejores intereses para Assplus. Siempre que sea posible, las personas sujetas del Código tendrán que evitar los Conflictos de Interés. Si se hubiera producido un Conflicto de Interés o si una persona sujeta al Código se encontrara frente a una situación que pueda dar lugar a un Conflicto de Interés, esta tendrá que comunicarlo a Dirección.
- Responsabilidad.
Las personas sujetas al Código emplearán su capacidad técnica y profesional, así como la prudencia y el cuidado necesarios para el desempeño correcto de su actividad. En particular:
- Se responsabilizarán de conseguir la capacitación necesaria para el mejor desempeño de sus funciones.
- Se sujetarán a la normativa externa e interna aplicable según el tipo de actividad de que se trate y, si se tercia, a las directrices establecidas por Assplus para el desarrollo de las actividades.
- Respetarán los procedimientos establecidos internamente.
- Observarán las normas relativas a seguridad e higiene en el trabajo, con el objetivo de prevenir y minimizar los riesgos laborales.
- Uso y protección de los activos.
Las personas sujetas al Código utilizarán los activos de Assplus de manera responsable y adecuada a la finalidad de las funciones profesionales para el ejercicio de las cuales han sido librados, velando que no sufran ningún deterioro.
- Relación con proveedores.
Los procesos de elección de personas físicas o jurídicas proveedoras se caracterizarán por la busca de calidad y competitividad, garantizando la igualdad de oportunidades. En ningún caso se negará a una persona física o jurídica proveedora que cumpliendo los requisitos solicitados pueda competir para la contratación de productos o servicios. La empresa siempre elegirá adoptando criterios objetivos y transparentes. En todo caso, las personas sujetas al Código en sus relaciones con personas físicas o jurídicas proveedoras evitarán cualquier clase de interferencia que pueda afectar su imparcialidad u objetividad sobre este tema.
Siempre que sea posible se evitarán relaciones de exclusividad.
La formalización de un contrato tiene que basarse siempre en relaciones claras y objetivas y evitando formas de dependencia.
La compra de bienes o servicios se realizará con absoluta independencia de decisión, por lo cual cualquier vinculación económica, familiar o de otra naturaleza tendrá que tener en cuenta lo previsto en el apartado 15.
La compra de bienes o servicios requerirá siempre autorización de Dirección.
- Relación con clientes.
Toda relación llevada a cabo con los clientes tiene que ir presidida de un compromiso de honestidad y responsabilidad profesional.
Los contratos que realice Assplus con clientes, tienen que ser claros y directos y con cumplimiento estricto de la normativa vigente que le sea aplicable.
Nunca se utilizarán medios publicitarios engañosos o falsos.
Cualquier reclamación efectuada por parte de los clientes será bienvenida por Assplus, comprometiéndose a atenderla y resolverla en la medida de lo posible.
Las personas sujetas al Código no están autorizadas a modificar datos aportados por los clientes de manera unilateral, siendo los mismos clientes que tendrán que dar instrucciones para su modificación, siguiendo el procedimiento legalmente establecido.
- Relación con Administraciones Públicas, autoridades y organismos reguladores.
Las personas sujetas al Código que tengan relación con administraciones públicas, autoridades y/u organismos reguladores tienen que ser designados expresamente por la empresa, para actuar en nombre de esta. Las gestiones realizadas serán conformes a la legislación y al Código de Conducta.
Todos los acuerdos que se lleven a cabo con la Administración Pública se realizarán por escrito, especificándose todos sus términos.
Toda la documentación e información intercambiada con Administraciones Públicas, autoridades u organismos reguladores tendrá que ser conservada y tendrá que contener información real.
Las reuniones que se mantengan con cualquier ente público irán presididas por los principios de corrección y transparencia, quedando prohibidos los comportamientos ilícitos.
Queda prohibido falsear documentación a fin de favorecer o perjudicar a Assplus.
No se realizarán pagos en efectivo al personal de un ente público salvo que sus procedimientos no admitan otra forma de pago. En este caso tendrá que existir un adecuado apoyo documental.
- Influencias inadecuadas.
Las personas sujetas al Código no podrán ser influenciadas mediante la recepción de favores ni intentarán influencias a terceros de manera inadecuada mediante la entrega de favores. Ningún empleado/da tendrá que ofrecer a terceros ni aceptar de estos, regalos, cualquier que sea su valor, consistentes en Dinero, prestamos, sobornos y ventajas monetarias. No se incluyen en esta limitación:
- Los objetos de propaganda de escaso valor.
- Las invitaciones normales que no excedan de los límites considerados razonables en los usos habituales, sociales y de cortesía.
- Las atenciones ocasionales por causas concretas y excepcionales, como por ejemplo regalos de Navidad o de boda, siempre que no sean en metálico y estén dentro de límites módicos y razonables.
Cualquier invitación, regalo o atención que por su frecuencia, características o circunstancias pueda ser interpretado por una persona observadora objetiva como hecho con la voluntad de afectar el criterio imparcial de la persona receptora, será rechazado y se pondrá en conocimiento de Dirección.
CAPÍTULO V. PERSONAL DE ASSPLUS
- Personal.
El personal de Assplus representa el activo más importante para la empresa. Los procesos de selección de personal están regidos por principios de coherencia con nuestras políticas, objetividad e imparcialidad, garantizando la concurrencia en las personas candidatas de altos estándares éticos, para el que se toma en consideración la trayectoria profesional, la observancia y respeto hacia la legislación vigente, así como las buenas prácticas en el sector de la actividad en la cual el personal trabajador vaya a ejercer sus funciones.
- Respecto a la legalidad.
Todas las personas sujetas al Código tienen que mantener una actuación ética y de buena fe, cumpliendo la legislación vigente y respetando y colaborando con la normativa interna asumida por Assplus, empleando los medios y acciones que posee a disposición nuestro ordenamiento jurídico vigente para toda actuación relacionada con cualquier de las líneas de negocio de Assplus.
Ninguna persona empleada colaborará con terceros en la violación de ninguna ley ni participará en ninguna actuación que comprometa el cumplimiento de la legalidad.
Nunca se admitirá la justificación de una conducta inapropiada amparándose en una orden superior o en el desconocimiento de este Código de conducta.
- Dirección y mandos intermedios.
Dada la posición que ocupa el personal de dirección y mandos intermedios, tienen la obligación adicional a todas las contenidas en este documento de promocionar la conducta ética y el cumplimiento de la ley y normativa interna, entre toda la plantilla de Assplus, ejerciendo un liderazgo claro y sin vacilaciones en estas áreas.
- Normas de Asistencia al puesto de trabajo.
La jornada de trabajo es el tiempo durante el cual las persones empleadas se encuentran subordinadas a Assplus para prestar su trabajo o desarrollar sus obligaciones de acuerdo con el cargo que se ocupa y su contrato laboral respectivo.
Toda la plantilla es responsable de asistir puntualmente a su puesto de trabajo, respetando el horario establecido y registrando personalmente su asistencia mediante el sistema de control establecido tanto al ingresar como al retirarse del puesto de trabajo.
- Normas de Vestimenta.
No hay duda que la manera de vestir proyecta mucho de nuestra persona. Cuidar esta parte tan visible es un aspecto prioritario para mantener la imagen profesional que desde Assplus se persigue.
Estas normas de vestimenta buscan orientar, tanto en las mujeres como a los hombres que forman parte de Assplus, sobre los aspectos que intervienen en nuestra apariencia personal, mencionando las piezas inapropiadas en el entorno en el cual nos movemos, así como ofreciendo sugerencias prácticas para proyectar una imagen profesional que genere confianza en nuestros clientes.
APARIENCIA PERSONAL
Higiene.
- Todas las persones empleadas tendrán que mantener estándares de buena higiene personal en todo momento.
- La vestimenta y los zapatos tienen que estar limpios y cuidados.
- El cabello tendrá que estar cuidado y dentro de los estándares de higiene e imagen adecuados a nuestro ambiente profesional.
- Las uñas tendrán que mantenerse cuidadas y dentro de los estándares de higiene e imagen adecuados a un ambiente profesional.
- Las barbas y bigotes tienen que mantenerse perfectamente cuidados.
- El maquillaje se usará de manera moderada y adecuada al ambiente profesional.
Accesorios.
- El uso de joyas y accesorios serán adecuados al ambiente profesional.
- Se procurará evitar el uso de piercing y tatuajes en cualquier parte del cuerpo que quede expuesta.
- No se permite el uso de gorras y sombreros.
VESTIMENTA NO RECOMENDABLE.
Se procurará no asistir al trabajo utilizando la siguiente vestimenta.
- Camisas, camisetas, blusones con la espalda totalmente descubierta y/o con escote muy pronunciado.
- Camisas, camisetas, blusones por encima de la cintura que dejen a cuerpo descubierto alguna parte del cuerpo.
- Camisas o blusones con transparencias que dejen a cuerpo descubierto la ropa interior.
- Vestimenta tipo militar.
- Pantalones que dejen la ropa interior o alguna parte del cuerpo a cuerpo descubierto.
CAPÍTULO VI. USO Y PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
- La Información Confidencial.
Assplus tiene acceso a información de clientes y proveedores que se facilita bajo el compromiso contractual de confidencialidad. Assplus asume el compromiso de no divulgar y proteger la información confidencial, tanto interna como de terceros. Este compromiso tiene que ser asumido y mantenido por todos los destinatarios de este Código.
En todo caso se respetará la confidencialidad y privacidad de la información:
- Queda totalmente prohibida la divulgación de la información a quien, estando dentro o fuera de la organización, no tiene derecho legal o profesional a conocerla.
- No se puede utilizar la información facilitada por los clientes, proveedores, organización y/o personal con finalidad de beneficio propio o de terceros.
- Como todas las empresas, Assplus, en el curso de sus operaciones, genera información que resulta valiosa por la empresa y la divulgación de la misma podría perjudicar los intereses de la empresa o de sus operaciones. La información o documentos a los cuales tengan acceso los destinatarios del presente Código en el transcurso de su trabajo (exceptuando la disponible públicamente), se tendrá que gestionar según las normas y procedimientos internos que estén establecidos, quedando totalmente prohibida su divulgación o utilización tanto parcial como total.
- El personal de Assplus se compromete a mantener la confidencialidad y a hacer un uso discreto de cualquier dato, información, o documentación obtenida (tanto interna como de terceros) en el ejercicio de sus responsabilidades en el ambito de la empresa. A todos los efectos, y a menos que se indique expresamente el contrario, la información a la cual se tiene acceso tiene que ser considerada confidencial.
- Así mismo, queda totalmente prohibido, hacer duplicados, reproducir y hacer cualquier otro uso de la información o documentos a los que tengan acceso los destinatarios de este Código, más allá del necesario para el desarrollo de las tareas propias del puesto de trabajo o del encargo, y en ningún caso se podrá almacenar y/o copiar en sistemas de información tanto sean o no propiedad de Assplus ni sacarlos de la empresa.
- Cuando se tenga que responder a preguntas o proporcionar información (no disponible públicamente) a alguien de fuera de la empresa, a no ser que se cuente con la autorización necesaria según los procedimientos y normas internas de funcionamiento, previamente se tendrá que consultar con el responsable inmediato.
- En el supuesto de que la información confidencial (no pública) se haya recibido de terceras partes con condiciones de confidencialidad, habrá que asegurarse, en todo caso, que se respetan los derechos sobre imágenes, textos y marcas.
Hay que seguir obedeciendo estas normas incluso si se ha acabado la relación laboral con Assplus.
Información confidencial de terceros:
Assplus respetará la privacidad de la información, especialmente cuando sea propiedad de clientes, de terceros.
- Ningún empleado/a de Assplus podrá utilizar información o documentación que pertenezca a otra entidad, que se haya obtenido como consecuencia de haber prestado servicios en esta.
- Ningún empleado/a de Assplus podrá ceder, sin contar con las autorizaciones correspondientes, datos de los clientes y/o proveedores de la empresa a otras sociedades para hacer un uso diferente a la finalidad por la que fueron recogidas estos datos.
- Protección de Datos.
Assplus pone especial cuidado al proteger los datos de carácter personal de las personas a las que tiene acceso en el curso de la prestación de sus servicios, cumpliendo siempre las leyes que resulten aplicables, actualmente según establece el Reglamento General de Protección de Datos UE 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía De los Derechos Digitales (LOPDGDD).
Los destinatarios de este Código, responsables del tratamiento y archivo de los datos de carácter personal legalmente protegidos, están obligados a conocer la legislación aplicable y a velar por su debida aplicación y cumplimiento.
Todos los datos de carácter personal serán tratados de forma especialmente restrictiva, de forma que:
- Únicamente se recogerán aquellos que sean necesarios.
- La captación, tratamiento informático y utilización se realicen de forma que se garantice su seguridad, veracidad y exactitud, el derecho a la intimidad de las personas y el cumplimiento de las obligaciones de Assplus que resultan de la normativa aplicable en materia de protección de datos.
- Solo las personas sujetas al Código, autorizadas por sus funciones, tendrán acceso a estos datos en la medida en que resulte necesario.
Todas las autorizaciones para la utilización de datos personales tienen que responder a una solicitud referida a datos concretos y por un periodo de tiempo determinado, quedando registrado todo acceso a los datos personales.
Cualquier persona puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, portabilidad de sus datos y a la limitación u oposición de su tratamiento, así como no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, dirigiéndose al domicilio fiscal de Assplus, o mediante el correo electrónico info@assplus.org, teniéndose que identificar debidamente y solicitar claramente el derecho a ejercer.
CAPÍTULO VII. INTEGRIDAD FINANCIERA.
- Las obligaciones contables.
La información financiera se elaborará con fiabilidad y control y de acuerdo con los principios de claridad y transparencia. Así mismo las liquidaciones fiscales se realizarán en conformidad con la legislación vigente.
El personal contable y del área fiscal tendrá que guardar y conservar toda la documentación utilizada en el archivo correspondiente para llevar a cabo su labor, por el tiempo que determine la empresa, que nunca podrá ser inferior a cinco años.
La información financiera reflejará la totalidad de las transacciones, hechos y otros acontecimientos en los cuales Assplus es parte afectada.
Se prohíbe cualquier acción que obstruya o impida las tareas de comprobación y evaluación por parte de personal de la Hacienda Pública en cualquier tipo de revisión que solicite.
- Controles internos.
Se cumplirá con todos los procedimientos de control interno establecidos por Assplus para garantizar una correcta contabilización de las transacciones y su adecuado reflejo en la información financiera.
- Gestión de transacciones en efectivo.
Queda totalmente prohibida la realización de conductas que puedan poner en peligro la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
No está permitido recibir pagos en efectivo, excepto aquellos cobros que sean de pequeño importe.
Todos los pagos se realizarán mediante transferencia bancaria. No está permitido realizar pagos en efectivo, excepto aquellos de escasa cuantía que obedezcan a adquisiciones ordinarias, a tal efecto existirá una caja con importe en efectivo nunca superior a cincuenta euros. El pago tendrá que quedar documentado de manera adecuada.
Todas las facturas de gastos serán comprobadas por el personal empleado responsable de los gastos previamente a su abono, requiriendo así mismo visto bueno de la dirección de Assplus.
CAPÍTULO VIII. DERECHOS DE PROPIEDAD INTELECTUAL I DE PROPIEDAD INDUSTRIAL
- Propiedad intelectual e industrial.
Las personas sujetas al Código respetarán la propiedad Intelectual y el derecho de uso que corresponde a Assplus en relación con los proyectos, programas y sistemas informáticos, equipos, conocimientos, procesos, tecnología, y en general, obras y trabajos desarrollados o creados por Assplus, ya sea a consecuencia de la actividad profesional o de la de terceros. Así mismo, los empleados de Assplus se comprometen a no realizar copias de diseños industriales registrados y/o marcas o patentes, respetando en todo momento los derechos y licencias de propiedad industrial e Intelectual de terceros.
Por lo tanto, su utilización se realizará en el ejercicio de la actividad profesional y se devolverá todo el material en que se soporten cuando sean requeridos.
No se utilizará la imagen, nombre o marca de Assplus excepto para el adecuado desarrollo de la actividad profesional.
- Derechos de terceros.
Quedan prohibidas las descargas de internet o instalación de programas que supongan una violación de los derechos de propiedad industrial y/o Intelectual.
No se utilizará, con ánimo de lucro, imágenes, textos, dibujos o cualquier otro tipo de material que esté protegido por los derechos de propiedad industrial y/o Intelectual.
Las personas sujetas al Código solo podrán utilizar los programas y plataformas que la empresa pose a su disposición y para los cuales tendrá autorización por haber adquirido las correspondientes licencias.
CAPÍTULO IX. SISTEMAS INFORMÁTICOS Y TIC
- Normas de conducta en el uso de las TIC.
Las personas sujetas al Código cumplirán estrictamente las normas que se establezcan en la normativa interna en materia de uso de las tecnologías de la información y de la Comunicación (TIC).
Prestarán especial protección a los sistemas informáticos, extremando las medidas de seguridad de estos.
Justificarán la recepción de los dispositivos tecnológicos que les sean librados o habilitados y devolverán los mismos al dejar de prestar sus servicios a Assplus, de acuerdo con los procedimientos y plazos fijados en la normativa interna de referencia.
Tendrán que respetar las normas específicas reguladoras de la utilización del correo electrónico, acceso a internet u otros medios similares puestos a su disposición, sin que en ningún caso pueda producirse un uso inadecuado de estos.
La creación, pertenencia, participación o colaboración de las personas sujetas al Código en redes sociales, foros o blogs a internet y las opiniones o manifestaciones que se realicen en estos, se efectuarán de forma que quede claro su carácter personal. En todo caso queda prohibido el uso de la imagen, nombre o marcas de Assplus para abrir cuentas o darse de alta en estos foros y redes.
CAPÍTULO X. CANAL DE RECEPCIÓN DE QUEJAS O DENUNCIAS
- Política de uso del canal de denuncias.
Siempre que un destinatario o conocedor del Código Ético de Assplus quiera poner en conocimiento de la empresa una sugerencia, una mejora, o una posible vulneración del mismo, tendrá que dirigirse a la Dirección de Assplus, a través de correo electrónico habilitado al efecto: dpd@assplus.org, este comunicado será confidencial y únicamente y exclusivamente accesible por los miembros de la Dirección.
- Confidencialidad de las denuncias y prohibición de represalias.
La Dirección de Assplus garantizará la confidencialidad de las denuncias que reciba.
Assplus nunca adoptará medidas contra la persona empleada que constituya una represalia o cualquier consecuencia negativa por haber formulado una denuncia.
- Tramitación.
Assplus mantendrá un registro de todas las denuncias, anónimas y no anónimas que se reciban. Este registro respetará el cumplimiento de la normativa en materia de protección de datos.
Una vez recibida la denuncia, la Dirección iniciará una investigación interna, salvo que la denuncia carezca manifiestamente de fundamentos o se refiera a cuestiones ajenas al ámbito de Cumplimiento. En estos casos, la Dirección dejará constancia en el registro de la formulación de esta denuncia, así como de la decisión de no iniciar investigación.
Para realizar su labor de investigación, la Dirección tendrá acceso a la información y documentación de todos los departamentos y áreas de Assplus.
CAPÍTULO XI. SISTEMA DISCIPLINARIO.
- Sistema disciplinario.
Cualquier incumplimiento del presente Código de Conducta, será constitutivo de infracción, iniciándose el correspondiente expediente disciplinario en conformidad con lo dispuesto en el Art. 58 del Estatuto de los Trabajadores y en el Convenio Colectivo que sea aplicable.
Cualquier conducta que contribuya a impedir o dificultar el descubrimiento de acciones delictivas o comportamientos que pudieran ser constitutivos de ilícito penal o incumplimientos normativos, o impida la labor de investigación de la Dirección, será constitutiva de infracción, iniciándose el correspondiente expediente disciplinario en conformidad con lo dispuesto en el Art. 58 del Estatuto de los Trabajadores y en el Convenio Colectivo que sea aplicable.
El procedimiento para imponer la correspondiente sanción se regirá por el que se establece en el Estatuto de los Trabajadores y en el Convenio Colectivo que resulte de aplicación.
CAPÍTULO XII. VIGENCIA Y DIVULGACIÓN
El presente Código Ético y de Conducta ha sido aprobado por la Dirección de Assplus, en fecha 15 de abril del 2020, entrando en vigor el día 30 de abril del 2020, siendo plenamente vigente mientras no se produzcan modificaciones posteriores.
Una vez aprobada se libra copia del mismo a todas las personas que trabajan en nombre de Assplus y se explica su contenido. Se hará accesible también a proveedores y clientes a través de la página web corporativa.
Cuando se trate de nuevas incorporaciones en Assplus, el compromiso de cumplimiento aparecerá recogido expresamente en los contratos (anexando una copia del Código en los contratos laborales y recogiendo la firma de adhesión expresa).La persona que se incorpore contará con un plazo de 15 días para leer el Código de Conducta y hacer las consultas correspondientes, antes de firmar su de adhesión al mismo.
Este documento es propiedad de Assplus. Queda rigurosamente prohibida la reproducción, copia o transmisión, sea total o parcial, de este documento, por cualquier medio o procedimiento, incluidos la reprografía y el tratamiento informático, sin la autorización previa y escrita de Assplus.
